Ressources pour les Hôtes

Nous offrons la possibilité aux locataires, gestionnaires et propriétaires de lieux initialement non dédiés à l'art de publier leurs lieux sur la plateforme Hormur afin de trouver les artistes pour réaliser un évènement culturel dans leur espace. Voici les réponses aux questions fréquemment posées par nos hôtes Hormur.

Guide de l'évènement

Vous trouverez ici un guide pour vous aider à organiser votre évènement en toute confiance avec Hormur.

Vidéos explicatives

Vous trouverez ici des vidéos tuto ainsique des témoignages pour vous aider à utiliser la plateforme Hormur.

Premières étapes sur la plateforme

Pourquoi et comment mettre mon lieu sur la plateforme ?
Nous vous proposons de renseigner votre lieu d'accueil sur notre plateforme afin de pouvoir vous mettre en relation avec les artistes qui proposent des projets artistiques en adéquation avec votre espace. Ainsi, vous allez pouvoir accéder à une grande diversité d’arts, proposer des évènements publics ou privés aux artistes de votre choix, et recevoir des propositions d'événements de la part des artistes que vous pouvez accepter ou refuser. Pour ce faire, inscrivez-vous sur la plateforme ! Si vous avez déjà un compte, connectez-vous ici.

La plateforme vous guidera étape par étape pour la publication de votre lieu. Pensez à préparer au moins deux photos de votre lieu ainsi qu’un descriptif de votre espace, vos intentions et vos envies. Après avoir ajouté les caractéristiques de votre lieu, vous aurez le choix de le publier en mode visible (public) pour que les artistes puissent vous contacter et vous envoyer des propositions d’évènements, ou en mode invisible si vous voulez être à l’origine des propositions d’évènements aux artistes ou si vous n’êtes plus disponible pour accueillir un évènement. Vous pouvez modifier la visibilité de votre lieu ainsi que ses caractéristiques à tout moment. Quand la proposition d’évènement est acceptée, elle donne naissance à un évènement sur billetterie, que l’évènement soit privé ou public ou encore gratuit ou payant, cela permet de respecter la capacité d'accueil maximale de votre lieu et également à l’artiste et à l’hôte de contrôler les réservations en temps réel.
Comment trouver un.e artiste ?
Vous pouvez facilement parcourir les projets artistiques et les filtrer par zone géographique, prix et catégorie d’art. Sachez que certain.e.s artistes sur la plateforme ont mis leur projet en mode invisible, vous ne pouvez donc pas trouver leurs projets artistiques mais ils peuvent vous trouver si votre lieu est en mode visible ;)

Dans les deux cas (projet visible ou invisible), l’équipe Hormur est là pour vous accompagner, n’hésitez pas à nous écrire à contact@hormur.com !
Je suis une entreprise (bar, librairie indépendante…), une association ou une collectivité publique, l’organisation est-elle la même pour moi ?
Les conditions sont les mêmes pour les lieux privés, publics, indépendants et/ou recevant du public. L’équipe reste à l’écoute des contraintes de chacun.e.
Quel est votre modèle économique ?
L'inscription sur la plateforme est totalement gratuite, pour les artistes, les hôtes, et les spectateurs·rices. Les événements peuvent être gratuits, ou payants. L'artiste indique le montant de sa prestation, qui sera atteint soit par un système de billetterie (vente de billet au public), soit par la privatisation de l'événement par l'hôte, qui règle la totalité du montant souhaité. Si les événements sont gratuits, aucuns frais de service ne s'appliquent. S'ils sont payants, des frais de service s'appliquent en complément du montant attendu par l'artiste, sur les billets ou sur le montant de la privatisation.
Pourquoi réaliser son évènement avec Hormur ?
La plateforme Hormur vous permet de réaliser des évènements artistiques publics ou privés, gratuits ou payants en totale sécurité. Elle offre également aux spectateurs·rices la possibilité de réserver leurs places gratuites ou payantes directement sur la plateforme pour que la jauge de chaque évènement soit respectée. Pour des raisons de sécurité, il est important de noter que l’adresse précise de chaque lieu est indiquée uniquement sur les billets des réservations.

Hormur a été créé par un artiste metteur en scène soucieux de créer un outil qui aide et préserve la diffusion artistique hors les murs. Il a remarqué qu’il prenait un temps considérable pour la réalisation d’un évènement hors les murs : entre trouver un hôte, se charger de la billetterie, de toutes les démarches administratives et de la communication de l’évènement il avait l’impression de passer plus de temps sur ces tâches par rapport au temps qu’il estimait le plus important : la rencontre intime avec l’hôte, le public et prendre le temps de créer dans un lieu singulier très inspirant. Il a donc créé la plateforme Hormur pour permettre aux artistes, aux hôtes et aux publics de se retrouver au même endroit. Quand vous créez un évènement sur Hormur, pensez qu’il y a toujours de nouveaux·elles inscrit.e.s qui découvriront cette belle initiative culturelle et proposeront à leur tour un nouveau lieu insoupçonné pour accueillir une nouvelle rencontre artistique.

Si vous réalisez un évènement public, votre évènement sera directement réservable par toute la communauté Hormur, vous aurez ainsi plus de chance de trouver votre public. L’équipe Hormur a également la possibilité de relayer votre évènement sur les différents réseaux de communication de Hormur. Sur la plateforme Hormur, il y a trois piliers qui sont susceptibles de faire venir le public : l’artiste, vous et Hormur.

Les évènements payants s’effectuent soit par la billetterie intégrée au service, soit par l’achat de la prestation par l’hôte. Les artistes peuvent faire appel à la billetterie annulable pour que l’évènement soit annulé si le montant financier souhaité par l’artiste n’est pas atteint avant la date de l’évènement.

Un évènement Hormur est également géré par l’artiste et l’hôte, ainsi la plateforme permet aux deux parties de modifier le titre, descriptif, et visuel de l’évènement à tout moment ; tout comme la possibilité d’annuler l’évènement, de contrôler les réservations ou encore de scanner les billets d’entrée via la plateforme Hormur.

Dans le cas de l’achat de prestation ou de la billetterie, les transactions sur la plateforme Hormur sont entièrement cryptées et sécurisées par notre partenaire de paiement, et totalement remboursables en cas d’annulation. La plateforme Hormur assure ainsi la sécurité des transactions financières et le remboursement intégral en cas d’annulation.

Autour de la réalisation d’un évènement

Quelle est la différence entre un évènement public et un évènement privé ?
Les évènements ouverts au public sont affichés sur la page Les Évènements et les réseaux sociaux d’Hormur, ainsi que ceux de l’artiste et des partenaires évènementiels. Ils sont donc visibles à tout public pour que chaque personne puisse réserver une place ou plusieurs sur la plateforme Hormur.

Les évènements privés sont accessibles aux deux organisateurs·rices : artistes et hôtes peuvent ainsi communiquer le lien de leur évènement à leur entourage pour leur permettre de réserver leurs places.
Qui doit et comment assurer la venue du public ?
Concernant les évènements publics, l'artiste, l'hôte et Hormur contribuent à la communication des évènements !

Suite à la planification de votre évènement, nous vous envoyons un petit guide pour vous accompagner dans la bonne réussite de votre évènement ainsi que les visuels et l’URL de la page évènement à partager à votre entourage. Nous vous conseillons sur comment inviter le public, suivre les inscriptions et vous préparer pour le grand jour. Par exemple, si votre évènement est public, nous vous conseillons d’informer la mairie ainsi que l’office de tourisme le plus tôt possible pour que votre évènement soit communiqué le plus possible.

Télécharger le guide

Vous n’êtes pas seul·e à communiquer autour de votre évènement public, il y a aussi l’artiste ainsi qu’Hormur ! Nous afficherons les évènements publics sur la plateforme Hormur ainsi que sur nos réseaux sociaux. Le public peut donc trouver votre évènement et réserver leurs places directement depuis la plateforme Hormur. Vous avez également la possibilité de nous envoyer des contenus que nous pouvons relayer sur nos réseaux pour toucher de nouveaux·elles spectateurs·rices.

Si vous avez opté pour la billetterie annulable, l’évènement risque d’être annulé si le montant financier n’est pas atteint à une date limite. Vous saurez donc quand il faudra relancer les invitations afin que l’évènement soit une réussite !
En cas d’annulation ou contretemps, qui est responsable ?
L’artiste ou l’hôte peuvent annuler l'évènement, à tout moment, avant que celui-ci ne débute. La personne à l’initiative de l’annulation doit préciser et motiver, auprès des spectateurs·rices et de l’autre organisateur·rice, les raisons de l’annulation de l'évènement via un message envoyé par la plateforme pour prévenir et expliquer la raison de l’annulation.

S’il s’agit d’un évènement payant, l’annulation entraîne systématiquement le remboursement du 100% du prix à l’hôte et aux spectateurs·rices.
Qui déclare et/ou embauche l'artiste ?
Les hôtes ne sont pas responsables de la déclaration ni de l'embauche des artistes.

À ce jour, les artistes ayant besoin d’une déclaration doivent passer par une structure (association, société, etc.) qui pourrait émettre une facture. L’artiste peut envoyer cette facture à l’hôte en cas d’achat de la prestation, et le virement à l’artiste s’effectuera sur la plateforme.

Hormur est actuellement en discussion avec des partenaires afin d’offrir la possibilité aux artistes de bénéficier des déclarations directement sur la plateforme. Nous pourrons proposer ce service quand nos partenaires seront prêt.e.s.
Dans quelles circonstances doit-on faire une déclaration SACEM ?
La déclaration SACEM n’est pas nécessaire pour un évènement privé, elle peut être nécessaire pour les évènements publics dans le cas où l’évènement implique des musiques non libres de droit. Cette démarche est à entreprendre par l’hôte sauf si l’artiste décide de faire la déclaration. Sur Hormur, l’artiste a la possibilité d’indiquer sur son projet artistique si l’hôte doit réaliser ou non cette déclaration. Les modalités et montant des droits d’auteur relèvent d'une tarification forfaitaire déterminée en fonction du prix d’entrée et du budget de l’évènement. À noter qu’une réduction de 20% est appliquée pour les déclarations effectuées avant l’évènement. Vous trouverez toutes les informations sur ce lien.
Si je n’ai pas assez de chaises, je fais comment ? Faut-il qu’il y ait moins de personnes ?
Vous pouvez indiquer dans le descriptif de l’évènement que le public peut apporter des coussins/chaises pliantes pour éviter de vous préoccuper de cet aspect technique ou bien vous pouvez prévenir en amont de l'évènement qu'il y a peu de chaises pour que les spectateurs·rices puissent s'organiser de leur côté. Si vous avez des voisin.e.s sympas, pourquoi ne pas les convier à l’évènement et leur proposer d’apporter leurs chaises ? Pensez à réserver les chaises pour les personnes plus âgées et qui en ont le plus besoin ;)
Mon espace est en extérieur, sans abri. Que faire s'il pleut ?
Ayez un plan B en cas d’intempéries ou tout autre imprévu. Pour un évènement en plein air, pensez à un plan de secours au sec !
Comment faire pour les boissons et/ou nourriture ?
Prévoyez des rafraîchissements et des collations pour vos invité.e.s, ou demandez-leur de contribuer ! L’effet “auberge espagnol” a déjà réussi pour plusieurs évènements Hormur ! Ça permet à chacun·e d'apporter de quoi manger et boire et d'instaurer une dynamique conviviale où le partage et l'échange sont au centre de l'évènement Hormur.

Si vous préférez vous occuper de cet aspect, vous pouvez opter pour une contribution libre ou pour tenir une petite caisse - et pour partager les recettes avec l’artiste si vous le souhaitez ! La vente d’alcool est interdite sans licence.
Comment contrôler les billets des spectateurs·rices ?
La plateforme Hormur a intégré la possibilité de scanner les billets directement depuis la plateforme. Il suffit de vous rendre sur l’évènement depuis votre téléphone mobile et de sélectionner “Scanner les billets”. Ensuite, vous devez autoriser l’accès à la caméra de votre appareil afin de scanner le QR code de chaque billet spectateur au sein de la plateforme.
Quelle assurance dois-je souscrire pour organiser un événement ?
Si vous organisez un événement et souhaitez vous prémunir d’un risque éventuel, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre assureur pour connaître la couverture proposée par votre responsabilité civile et envisager la souscription à une responsabilité civile organisatrice.
Quelles sont les normes de sécurité à respecter ?
Si votre événement se situe en intérieur, il faut respecter les normes de sécurité indiquées dans le Code de la construction et de l’habitation.

Si votre événement se passe en extérieur, il doit également respecter certaines réglementations destinées aux événements en intérieur. L'installation de chapiteaux, tentes, structures mobiles, tribunes ou de gradins, nécessite l'application de votre événement à la réglementation « établissement recevant du public ».
Mon établissement est-il soumis à la réglementation ERP ?
En France, la réglementation ERP (Établissements Recevant du Public) ne s'applique généralement pas aux maisons et appartements privés ou aux jardins de particuliers. Elle concerne les lieux accessibles ou ouverts au public, tels que les hôtels, restaurants, magasins, bureaux, établissements de santé, établissements d'enseignement, installations sportives, lieux de culte, etc.

Ces réglementations portent sur divers aspects tels que la sécurité incendie, l'accessibilité pour les personnes handicapées, et d'autres considérations de santé et de sécurité. Un certain nombre d’informations sont disponibles sur le site service-public.fr : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F32351.

La réglementation et les règles de sécurité applicables à chaque type d’ERP sont détaillées dans l’Arrêté du 25 juin 1980.
Comment vous joindre en cas de problème ?
L’équipe Hormur s’engage à répondre à vos demandes urgentes. Nous sommes joignables au 07 82 74 05 14 et par e-mail au contact@hormur.com

Les rôles de chacun·e

Le rôle de l’hôte
- Mettre son lieu à disposition de l’artiste et du public
- Communiquer autour de l’évènement avec les supports fournis par Hormur
- Suivre les inscriptions sur la plateforme Hormur
- Assurer l’accueil du public et le contrôle des billets
- Faire une déclaration à la SACEM si nécessaire
Le rôle de l’artiste
- Réaliser une prestation artistique à l’hôte et au public
- Communiquer autour de l’évènement avec les supports fournis par Hormur
- Assurer la billetterie (tarifs, conditions d’annulation)
Le rôle d’Hormur
- Fournir une plateforme de rencontre entre artistes, hôtes et public
- Mettre à disposition de tous ses utilisateurs·rices une billetterie pour tous les évènements Hormur
- Livrer les supports de communication (URL de page évènement, visuels)
- Communiquer autour des évènements ouverts au public
- Offrir un outil avec des transactions financières sécurisées, y compris le remboursement complet en cas d’annulation
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